شکاف دانش در سازمان ها

اولین بار نظریه شکاف دانش در حوزه ارتباطات و رسانه توسط چند تن از اساتید دانشگاه مینه سوتای آمریکا در سال 1970 ارائه شد. آنها معتقدند که افزایش اطلاعات در جامعه توسط اعضاء جامعه بطور یکنواخت صورت نمی‌گیرد. بدین معنی که گروهی از مردم که از طبقات اقتصادی بالاترند، توانائی و شرایط بهتری دارند تا اطلاعات را کسب کنند. این مبحث در سازمان‌ها نیز قابل تعمیم است. همیشه نمی‌توان از دانش موجود در سازمان استفاده کرد، چراکه این دانش به ‌راحتی در همه زمینه‌ها قابل‌دسترس نیست. یا بسته به بخش‌هایی که این دانش را ایجاد و استفاده می‌کنند،سازمان‌دهی و دسته‌بندی نشده‌ است. این مشکلات باعث می‌‌شود که بسیاری از داده‌ها و اطلاعات در اسناد سازمان به فراموشی سپرده شوند و دانش ضمنی هیچگاه به دانش آشکار تبدیل نشود. این فرآیند همچنین بر زمان و انرژی کارمندان تأثیر می‌گذارد چراکه نبود این فرهنگ وقت آن‌ها را برای جستجوی اطلاعات یا ایجاد اسناد جدید تلف ‌می‌کند. تحلیل شکاف دانش ابزاری مفید برای کمک به سازمان‌ها در بهره‌گیری مناسب از قابلیت‌های مدیریت دانش می‌باشد. این تحلیل با تمرکز بر حوزه‌های راهبردی(استراتژیک)، وضعیت موجود و مطلوب دانش در هر حوزه را شناسایی خواهد کرد و پس از شناسایی  راهبرد ‌(استراتژی‌)‌های دانش در هر حوزه، راهبرد مدیریت دانش نیز تدوین شده و راهکارهای اجرایی برای ترمیم شکاف دانش برنامه‌ریزی خواهد شد.

شکاف دانش چیست؟

شکاف دانشی عبارت است از اختلاف بین آنچه می‌دانیم و آنچه باید بدانیم؛ سازمان­ هایی که با چالش های نوظهور عصر دانش دست ‌به‌گریبان هستند به‌خوبی درک نموده‌اند که دانش، راهبردی‌ترین منبع سازمانی و محور رقابت و حتی بقاء در محیط‌های غیررقابتی محسوب می شود. به این دلیل لزوم مدیریت این منبع راهبردی برای آن‌ها مطرح شده است. راهبرد مبتنی ‌بر دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند که نیازهای فعلی و آتی خود به دانش را، شناسایی نمایند و آگاهانه به مدیریت این دانش بپردازند. با استفاده از تجزیه، تحلیل و ارزیابی شکاف‌های موجود در سطح دانش سازمان و مقایسه آن با استانداردهای ارائه شده در این زمینه، می‌توان جایگاه واقعی دانش در سازمان را معین نمود. شکاف دانش پدیده‌ای است که به علت‌های گوناگونی رخ می دهد؛ از جمله اینکه در یک مجموعه، کارکنان نمی‌دانند کارفرما در این شغل از آن‌ها چه انتظاراتی دارد و یا اینکه کا‌رکنان برای انجام کار‌خود آموزش ندیده‌اند و یا آن‌ها ابزار مورد نیاز برای انجام کارشان را در اختیار ندارند (این ابزار می‌تواند شامل مواردی مانند: تجهیزات، نرم ‌افزارهای لازم، بسترهای ارتباطی و‌… باشد.) و در نهایت سازمان اهمیتی به یادگیری کارکنانش در راستای انجام وظایفشان نمی دهد و پشتیبانی مستمر در این خصوص ندارد. لذا تمامی این موارد باعث می­ شوند که اطلاعات و دانش ‌فعلی کارمند متناسب با اطلاعات موردنیاز سازمانش نباشد. از آنجایی که نوع سطح دانش می‌تواند بر ورودی‌ها و خروجی‌های یک سازمان تاثیر ساختاری بگذارد، اکتساب، پردازش، نگهداری و سازمان‌دهی دانش مربوطه باید بخش عمده فعالیت های یک سازمان را تشکیل دهد.

با پیاده سازی مدیریت دانش،سازمان قادر به تحلیل قابلیت های بالفعل و بالقوه ی خود می باشد و اینگونه با شناسایی نقاط قوت و ضعف موجود می تواند راهبرد مناسبی براساس آنها اتخاذ نماید. یکی از نقش­ های مهم مدیران ارشد به منظور کسب مزیت رقابتی و باقی ماندن در بازار می بایست جلوگیری از ایجاد شکاف در مدیریت دانش و شناسایی دانش های کلیدی مربوطه باشد. از آنجایی که بازار به شدت رقابتی ،پویا (دینامیک) و در حال تغییر است، از مهم‌ترین مواردی که می‌تواند به سازمان در رصد این تغییرات و اتخاذ عکس العمل مناسب در برابر آن‌ها کمک نماید، ایجاد و ذخیره‌سازی دانش است.

راهکارهای مدیریت شکاف دانش در سازمان:

   *قرار‌دادن ابزار ‌مؤثر کار در اختیار کارکنان (به‌عنوان مثال: نرم افزار‌های رایانه‌ای مورد‌نیاز، تجهیزات، بستر‌های ‌ارتباطی و…)

   *شفافیت انتظارات متناسب با جایگاه شغلی برای کارکنان

   *ایجاد بستر مناسب آموزشی برای کارکنان جهت انجام درست وظایف محوله و پشتیبانی مستمر از آن

   *تحلیل و پایش مواردی که می‌توانند به شکاف عملکردی در حوزه دانش منجر گردند.

   *شناسایی موارد نیازمند بهبود توسط مدیران تیم با رصد رفتار اعضای تیم

   *سرمایه گذاری بر روی آخرین فناوری‌ها

   *ارتقای فرهنگ صحیح سازمانی در کلیه‌ی ارکان سازمان

   *اشتراک دانش و حصول اطمینان از عملکرد آن در شرکت به مانند یک چرخه ی پیوسته

یکی از این ابزارها، سامانه‌های مدیریت دانش یا Knowledge Management Systems (KMS) می­باشد. سامانه‌های مدیریت دانش با جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات درون سازمان، به کاهش شکاف دانشی کمک می‌کنند.

نتیجه گیری:

صرف نظر از اینکه سازمان­ ها چه مدلی را برای اجرای مدیریت دانش انتخاب ‌می کنند،ایجاد نقشه‌ ی دانش و تحلیل شکاف های دانشی، آن‌ها را مستقیماً به سمت نیازهای دانشی خود هدایت می‌کند. رقابتی که امروزه در کسب و کارهای مختلف وجود دارد، ارزش دانش را دو چندان کرده و سازمان ­هایی می­توانند در بازار رقابتی موفق باشند که از منابع راهبردی ‌دانشی ‌خود به بهترین نحو بهره مند شوند. تدوین نقشه‌ دانش، شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود دانشی و ترمیم شکاف­ های آن به عنوان ابزارهایی قدرتمند، می ­توانند سازمان­ ها را در راستای رسیدن به این مهم یعنی مدیریت دانش و پیشگیری از ایجاد شکاف دانشی یاری کنند. که حداقل نتیجه ی آن،حفظ بقا و حتی پیشرو بودن سازمان می باشد.